Politique de confidentialité

Organisation responsable et portée

La présente politique s’applique aux renseignements personnels recueillis ou détenus par 9212-9451 Québec inc., faisant affaire sous le nom M.R.C.S, relativement à MontrealRestauration.com, à mrcservice.ca et aux demandes reçues par téléphone, courriel, formulaire ou transmission de documents.

MontrealRestauration.com sert à présenter de l’information, à obtenir de la visibilité et à orienter les demandes. Les renseignements recueillis au moyen de ce site sont reçus et traités par 9212-9451 Québec inc. dans le cadre des activités de M.R.C.S

Renseignements pouvant être recueillis

Les renseignements sont principalement recueillis directement auprès de la personne qui communique avec M.R.C.S ou auprès d’une personne autorisée à agir pour elle.

• nom, numéro de téléphone et adresse courriel;
• adresse et ville du bâtiment concerné;
• type de bâtiment et renseignements liés au projet;
• description des problèmes observés ou des travaux demandés;
• photographies et vidéos transmises volontairement;
• rapports d’inspection, plans, devis, avis et soumissions antérieures;
• historique des réparations ou des événements d’eau;
• communications par courriel, téléphone ou formulaire;
• informations de facturation et de paiement nécessaires au dossier;
• adresse IP, navigateur, appareil, pages consultées et données techniques;
• préférences relatives aux témoins et aux communications.

Moyens utilisés pour recueillir les renseignements

Les renseignements peuvent être recueillis par les moyens suivants :

• formulaires présents sur MontrealRestauration.com ou mrcservice.ca;
• courriels envoyés à info@mrcservice.ca;
• appels téléphoniques et messages laissés volontairement;
• photos, rapports et documents transmis par le client;
• factures, soumissions, contrats et communications administratives;
• témoins de navigation et outils techniques autorisés;
• communications provenant d’un représentant autorisé, d’un copropriétaire, d’un courtier ou d’un professionnel impliqué au dossier.

Lorsqu’un tiers transmet des renseignements au sujet d’une autre personne, il lui appartient de s’assurer qu’il possède l’autorisation nécessaire.

Finalités de la collecte et de l’utilisation

Les renseignements recueillis peuvent être utilisés uniquement pour des fins pertinentes aux activités de l’entreprise, notamment :

• recevoir, comprendre et qualifier une demande;
• communiquer avec la personne ayant transmis le dossier;
• analyser des photos, rapports et informations reçus;
• déterminer si une visite ou une validation spécialisée est nécessaire;
• préparer une analyse budgétaire, une soumission ou un contrat;
• planifier, exécuter, documenter et suivre des travaux acceptés;
• émettre et conserver des factures et preuves de paiement;
• gérer une garantie, une réclamation, un différend ou un dossier d’assurance;
• respecter les obligations fiscales, comptables, contractuelles et légales;
• assurer la sécurité du site et prévenir la fraude, le pourriel ou les abus;
• mesurer et améliorer le fonctionnement du site lorsque le consentement requis a été obtenu.

M.R.C.S ne prend pas de décision ayant des effets juridiques sur une personne uniquement au moyen d’un processus automatisé à partir des renseignements recueillis sur le site.

Consentement

Lorsque la loi l’exige, les renseignements sont recueillis, utilisés ou communiqués avec le consentement de la personne concernée. Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises.

Une personne peut retirer son consentement lorsque la loi le permet. Le retrait ne modifie pas la validité des traitements déjà effectués, mais peut empêcher M.R.C.S de répondre à la demande, de poursuivre une analyse, d’établir une soumission ou d’exécuter certains services.

Certains renseignements peuvent également être utilisés ou communiqués sans consentement lorsqu’une disposition légale le permet ou l’exige.

Communication à des fournisseurs et autres intervenants

M.R.C.S ne vend pas et ne loue pas les renseignements personnels. Des renseignements limités peuvent toutefois être communiqués lorsque cela est nécessaire au traitement d’un dossier ou permis par la loi.

• hébergeur du site et fournisseurs de services informatiques;
• fournisseurs de messagerie, sauvegarde, sécurité et formulaires;
• comptable, avocat, fiscaliste, assureur ou conseiller professionnel;
• sous-traitants, fournisseurs et professionnels participant au projet;
• ingénieur, laboratoire ou firme spécialisée mandatée pour le dossier;
• municipalité, RBQ, tribunal ou autorité compétente lorsque requis;
• personnes ou organismes nécessaires à la prévention ou à la limitation d’un incident de confidentialité.

Chaque communication doit être limitée aux renseignements raisonnablement nécessaires selon le rôle de l’intervenant et la nature du dossier.

Témoins de navigation et technologies similaires

Les sites peuvent utiliser des témoins de navigation et des technologies similaires pour assurer leur fonctionnement, maintenir leur sécurité, mémoriser certaines préférences et mesurer leur fréquentation.

Témoins essentiels

Les témoins strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité, aux formulaires et à la conservation des préférences peuvent être utilisés sans consentement distinct lorsqu’ils ne servent pas à d’autres fins.

Mesure, publicité et technologies non essentielles

Des outils de statistiques, de mesure de conversion ou de publicité, notamment des services pouvant être fournis par Google, peuvent être utilisés seulement selon la configuration active du site et les choix exprimés dans le bandeau de gestion des témoins.

Les témoins non essentiels doivent être désactivés jusqu’à ce que la personne ait exprimé son choix lorsque le consentement est requis. Le consentement peut ensuite être modifié ou retiré au moyen du lien ou du bouton de gestion des témoins affiché sur le site.

Le navigateur permet également de bloquer ou supprimer certains témoins. Le refus de témoins essentiels peut cependant empêcher certaines fonctions du site de fonctionner correctement.

Traitement ou communication hors Québec

Certains fournisseurs technologiques peuvent conserver ou traiter des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, M.R.C.S évalue les facteurs relatifs à la vie privée applicables et met en place un encadrement contractuel approprié, lorsque requis.

Cette évaluation considère notamment la sensibilité des renseignements, leur finalité, les mesures de protection, le régime juridique applicable et les risques liés à la communication.

Conservation, destruction et anonymisation

Les renseignements sont conservés pendant la période nécessaire à la réalisation des fins décrites dans cette politique, sous réserve des délais légaux, comptables, fiscaux, contractuels, assurantiels ou judiciaires applicables.

À l’expiration de la période applicable, les renseignements sont détruits, supprimés ou anonymisés de façon raisonnable, selon leur support et les capacités techniques disponibles.

Mesures de sécurité

M.R.C.S applique des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables selon la sensibilité des renseignements, leur quantité, leur support, leur finalité et les risques identifiés.

• contrôle des accès aux comptes, appareils et dossiers;
• mots de passe et mécanismes d’authentification appropriés;
• protection des appareils, sauvegardes et systèmes de messagerie;
• limitation de l’accès aux personnes qui en ont besoin;
• encadrement des fournisseurs et intervenants externes;
• procédures de sauvegarde, récupération et destruction;
• surveillance et correction raisonnable des vulnérabilités connues.

Aucun système informatique, site Web, courriel ou moyen de transmission ne peut toutefois être garanti comme entièrement exempt de risque.

Incidents de confidentialité

Lorsqu’un incident de confidentialité est constaté, M.R.C.S prend les mesures raisonnables nécessaires pour limiter les risques, éviter qu’un nouvel incident similaire survienne et évaluer le risque de préjudice pour les personnes concernées.

Un registre des incidents de confidentialité est maintenu conformément aux obligations applicables.

Lorsqu’un incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, M.R.C.S avise avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, conformément à la loi.

Droits des personnes concernées

Sous réserve des conditions, exceptions et limites prévues par la loi, une personne peut demander :

• de confirmer si M.R.C.S détient des renseignements à son sujet;
• d’accéder à ses renseignements personnels;
• de faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• de retirer un consentement lorsque cette possibilité s’applique;
• d’obtenir certains renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque le droit à la portabilité s’applique;
• de demander la cessation de diffusion ou la désindexation d’un renseignement lorsque les conditions légales sont réunies;
• d’obtenir des explications sur l’utilisation ou la communication de ses renseignements;
• de déposer une plainte relative à la protection de ses renseignements.

Une demande d’accès ou de rectification doit être faite par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels. Une vérification raisonnable de l’identité peut être exigée.

Procédure de plainte

Toute question ou plainte concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation, la sécurité ou la destruction de renseignements personnels peut être adressée au responsable désigné.

La demande devrait indiquer :

• le nom et les coordonnées de la personne;
• la nature de la plainte ou de la demande;
• le dossier ou la communication concernée;
• les faits pertinents et la correction recherchée;
• tout document utile à l’analyse.

La plainte est examinée de manière confidentielle. Une réponse écrite est transmise dans un délai raisonnable, selon la nature et la complexité de la demande.

Une personne peut également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec lorsqu’elle estime que ses droits n’ont pas été respectés.

Renseignements concernant les mineurs

Les sites et services de M.R.C.S ne sont pas destinés aux enfants et ne visent pas à recueillir sciemment des renseignements personnels auprès de mineurs.

Une personne mineure ne devrait pas transmettre de renseignements ou de documents sans l’autorisation de son parent ou tuteur lorsque requise.

Soumissions, contrats, facturation et paiements

MontrealRestauration.com ne constitue pas une entreprise distincte. Les soumissions, contrats, factures, paiements et travaux acceptés sont traités par 9212-9451 Québec inc., sous le nom M.R.C.S

Les renseignements nécessaires à la facturation et au paiement sont conservés dans les dossiers administratifs et comptables appropriés.

Le site ne demande pas de transmettre un numéro de carte de crédit dans un formulaire ou par courriel. Les modalités de paiement applicables sont communiquées directement par M.R.C.S

Modifications à la politique

Cette politique peut être modifiée afin de refléter un changement aux pratiques, aux outils, aux fournisseurs, aux sites Web, aux services ou aux obligations applicables.

La date de dernière mise à jour est indiquée au début de la page. Lorsque les changements sont importants, un avis approprié peut être affiché sur le site.

Coordonnées relatives à la confidentialité